Recuperar mensagens de email excluídas no Exchange Online

Aplica-se a: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Tópico modificado em: 2012-05-03

Os administradores podem usar a recuperação de item único para proteger-se contra a exclusão acidental ou mal-intencionada de mensagens de email e facilitar os esforços de descoberta antes ou durante litígio ou investigações de recursos humanos.

A recuperação de item único é habilitada por padrão para novas caixas de correio de usuário criadas no Exchange Online e para caixas de correio migradas para o Exchange Online em uma organização do Exchange local.

• Como funciona a recuperação de item único
• Recuperação de item único x retenção de litígio
• Procurar e recuperar mensagens de email excluídas
  • Etapa 1 Procurar por uma mensagem de email
  • Etapa 2 Recuperar a mensagem de email
• Desabilitar a recuperação de item único
• Práticas recomendadas para a procura de mensagens de email excluídas
• Práticas recomendadas para a recuperação de mensagens de email excluídas

Para excluir definitivamente as mensagens de email, ação conhecida como exclusão reversível, um usuário pode executar um destes procedimentos no Microsoft Office Outlook ou no Outlook Web App:

• Exclua um item da pasta Itens Excluídos.
• Esvazie a pasta Itens Excluídos.
• Pressione Shift + Delete para excluir qualquer item.

As mensagens de email que foram excluídas de modo reversível são movidas para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio do usuário, também chamada de dumpster em versões anteriores do Microsoft Exchange, e para uma subpasta chamada Exclusões. Os usuários podem recuperar ou limpar mensagens de email na subpasta Exclusões usando o recurso Recuperar Itens Excluídos no Outlook 2010 ou no Outlook Web App. Para obter mais informações, consulte Recuperar Itens Excluídos.

Quando um usuário limpa uma mensagem de email da pasta Itens Recuperáveis, em uma ação conhecida como exclusão irreversível, a mensagem limpa é movida para a subpasta Limpezas, que não pode ser acessada nem recuperada pelo usuário. Somente um administrador pode recuperar uma mensagem de email limpa.

Observação Como os itens da subpasta Limpezas da pasta Itens Recuperáveis são indexados e podem ser descobertos, os administradores ou gerentes de descoberta podem usar a Pesquisa em Várias Caixas de Correio para procurar itens que foram limpos. Para obter mais informações, consulte Pesquisas em várias caixas de correio.

No Exchange Online, o período padrão de retenção de itens excluídos é de 14 dias. O período de retenção começa quando o item excluído é movido para a pasta Itens Recuperáveis. Após 14 dias, os itens da subpasta Exclusões são movidos automaticamente para a subpasta Limpezas. Quando o período de retenção de um item da subpasta Limpezas expirar, esse item será permanentemente removido do Exchange Online e não poderá ser recuperado por um administrador.

O diagrama a seguir mostra o processo de recuperação de item único:

Observação Para mudar o período de retenção de itens excluídos nas caixas de correio de sua organização, entre em contato com o suporte do Office 365. O período de retenção pode ser definido como qualquer período. Porém, para reter itens excluídos por mais de 30 dias, a caixa de correio precisa ter uma licença de usuário do Exchange Online (Plano 2).

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Cota da pasta Itens Recuperáveis

A pasta Itens Recuperáveis tem uma cota máxima de 30 GB, e essa cota não inclui a cota da caixa de correio primária do usuário. Quando o tamanho da pasta Itens Recuperáveis atingir 20 GB, uma mensagem de aviso será enviada ao administrador e a tecnologia MRM (Gerenciamento de Registros de Mensagens) no Exchange Online excluirá automaticamente os itens mais antigos na pasta Itens Recuperáveis até que o tamanho da pasta seja inferior a 20 GB. No caso improvável da pasta Itens Recuperáveis atingir 30 GB, o usuário não poderá mais excluir itens de forma reversível. O administrador recebe uma mensagem de aviso e deve excluir manualmente os itens da pasta Itens Recuperáveis usando o cmdlet Search-Mailbox. Para obter mais informações, consulte Pesquisar e excluir mensagens de caixas de correio de usuários.

Recuperação de item único x retenção de litígio

Conforme dito anteriormente, a recuperação de item único retém mensagens de email excluídas e limpas por 14 dias. Quando o período de retenção de itens excluídos expira, esses itens são removidos permanentemente do Exchange Online.

Por outro lado, se a retenção de litígio for habilitada para uma caixa de correio, nenhum dos itens da subpasta Limpezas ou da subpasta Exclusões é excluído permanentemente do Exchange Online. Além disso, quando uma caixa de correio é posta em retenção de litígio, o Exchange Online salva a versão original de uma mensagem caso o usuário faça qualquer alteração nela. Caso um usuário altere uma mensagem, a versão original da mensagem é copiada para uma subpasta chamada Versões (consulte o gráfico anterior). A subpasta Versões não fica visível para os usuários finais, mas os itens nela contidos são indexados e podem ser pesquisados por um administrador ou gerente de descoberta. Nenhum item da subpasta Versões é excluído permanentemente quando a caixa de correio está em retenção de litígio. Para recuperação de item único, as modificações em uma mensagem não são copiadas para a subpasta Versões.

Por padrão, todos os itens na pasta Itens Recuperáveis são retidos até que a retenção de litígio seja removida. Outra opção é usar o Windows PowerShell para especificar por quanto tempo a caixa de correio permanecerá em retenção de litígio. Para obter mais informações, consulte Colocar uma caixa de correio em suspensão de litígio.

Observação Quando uma caixa de correio estiver em retenção de litígio, os itens na subpasta Exclusões serão movidos para a subpasta Limpezas após 14 dias. Ao mover itens para a subpasta Limpezas, você impede os usuários de saber se sua respectiva caixa de correio está em retenção de litígio. Isso será útil em casos criminais, nos quais o status de retenção de litígio fica oculto ao usuário.

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Como afirmado anteriormente, a pasta Itens Recuperáveis tem uma cota de 30 gigabytes (GB) que não contam para a conta da caixa de correio primária. Quando a caixa de correio fica em retenção de litígio, a cota da pasta Itens Recuperáveis é aumentada automaticamente, se necessário, pelos administradores do Datacenter da Microsoft. Nenhuma ação da sua parte é necessária você para aumentar essa cota.

Procurar e recuperar mensagens de email excluídas

Para procurar e recuperar uma mensagem de email excluída na caixa de correio de um usuário, siga estas etapas:

1. No Painel de Controle do Exchange, use a Pesquisa em Várias Caixas de Correio para localizar a mensagem de email que você deseja recuperar na pasta Itens Recuperáveis do usuário e copie os resultados da pesquisa para a Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta.
2. No Windows PowerShell, use o cmdlet Search-Mailbox para procurar, na Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta, a mensagem que você procurou na etapa anterior e copie-a para a caixa de correio do usuário.

• Para saber como instalar e configurar o Windows PowerShell e se conectar ao serviço, consulte Usar o Windows PowerShell.
• Você deve ter as seguintes funções atribuídas para procurar e recuperar mensagens nas caixas de correio dos usuários:
  • Pesquisa de Caixa de Correio Essa função permite procurar mensagens em várias caixas de correio da sua organização. Os administradores não têm essa função atribuída por padrão. Para pesquisar em várias caixas de correio, adicione a si mesmo como membro do grupo de funções Gerenciamento de Descoberta. Consulte Adicionar ou remover membros do grupo de funções.
  • Importação e Exportação de Caixas de Correio Essa função permite usar o cmdlet Search-Mailbox para restaurar itens recuperados. Essa função não é atribuída a administradores por padrão. Para executar esse cmdlet, adicione a função Importação e Exportação de Caixas de Correio no grupo de funções Gerenciamento da Organização. Consulte Editar as propriedades do grupo de funções.

Etapa 1 Procurar por uma mensagem de email

Use a Pesquisa em Várias Caixas de Correio no Painel de Controle do Exchange para procurar a mensagem de email a ser recuperada. Por padrão, a Pesquisa em Várias Caixas de Correio pesquisa a pasta Itens Recuperáveis nas caixas de correio primária e de arquivo morto do usuário. Consulte Criar uma nova pesquisa de várias caixas de correio.

Quando a Pesquisa em Várias Caixas de Correio é usada no Painel de Controle do Exchange, a caixa de correio inteira do usuário é pesquisada. Para pesquisar apenas a pasta Itens Recuperáveis, você terá que usar o Windows PowerShell. Execute o comando a seguir para pesquisar a pasta Itens Recuperáveis:

Search-Mailbox  -SearchDumpsterOnly -SearchQuery  -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder  -LogLevel Full 

Exemplo O comando a seguir pesquisa a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de Esther Valle em busca de uma mensagem com a linha do assunto igual a “Resultados de pesquisa online” e copia quaisquer resultados da pesquisa para uma pasta chamada “EstherV” na Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta:

Search-Mailbox "Esther Valle" -SearchDumpsterOnly -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder EstherV -LogLevel Full 

Etapa 2 Recuperar a mensagem de email

Depois que uma mensagem for salva na Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta, você poderá recuperá-la na caixa de correio do usuário usando o cmdlet Search-Mailbox. Execute o seguinte comando:

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery  -TargetMailbox  -TargetFolder inbox 

Exemplo O comando a seguir localiza a mensagem que tem a linha de assunto “Online survey results” na Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta e a copia para a Caixa de Entrada de Esther Valle:

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox estherv -TargetFolder inbox 

Como o comando Search-Mailbox procura o item recuperado na Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta, o item e a estrutura de pastas da Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta é recuperado na Caixa de Entrada da caixa de correio do usuário. Por exemplo, no exemplo anterior, esta será a aparência da estrutura de pastas na caixa de correio de Esther Vale após a recuperação do arquivo:

Não deixe de informar aos usuários que eles podem mover o item recuperado diretamente para a Caixa de Entrada e excluir essa estrutura de pastas.

Observação Quando você usa o cmdlet Search-Mailbox, não pode especificar como caixa de correio a caixa de correio de origem e de destino. É por isso que você precisa usar a Pesquisa em Várias Caixas de Correio para copiar a mensagem para a Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta.

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Desabilitar a recuperação de item único

Execute o comando a seguir para desabilitar a recuperação de item único para uma caixa de correio:

Set-Mailbox  -SingleItemRecoveryEnabled $false 

Para desabilitar a recuperação de item único para todas as caixas de correio de usuário da sua organização, execute o seguinte comando:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $false 

Importante Se a recuperação de item único for desativada, os itens continuarão sendo retidos na pasta Itens Recuperáveis por 14 dias após a exclusão. Porém, quando um usuário limpa uma mensagem de email da pasta Itens Recuperáveis, a mensagem é excluída permanentemente e não pode ser recuperada por um administrador.

Práticas recomendadas para a procura de mensagens de email excluídas

• Estreite a pesquisa para minimizar o número de resultados da pesquisa Quando você configurar a pesquisa no recurso Pesquisa em Várias Caixas de Correio, use as configurações das seções Mensagens para ou de Endereços de Email Específicos e Caixas de Correio para Pesquisa para estreitar o máximo possível a pesquisa. Por exemplo, pesquise as mensagens enviados ao usuário e pesquise somente a caixa de correio do usuário. Isso reduzirá o número de mensagens relacionadas, mas não as mensagens diretamente relevantes retornadas na pesquisa.
• Habilite a eliminação de duplicação na pesquisa em várias caixas de correio para localizar um item recuperável Quando você recupera um item na caixa de correio de um usuário, a estrutura de pastas inteira nos resultados da pesquisa é copiada para a caixa de correio do usuário caso você não habilite a eliminação da duplicação. Quando a eliminação de duplicação é habilitada, a estrutura de subpastas é simplificada.
• Use a AQS (Sintaxe de Consulta Avançada); assim, você poderá procurar palavras-chave em diferentes propriedades de uma mensagem de email Por exemplo, você pode procurar uma palavra-chave na linha de assunto ou no corpo da mensagem. Para obter mais informações, consulte Pesquisas avançadas de palavras-chave. A tabela a seguir mostra as propriedades comuns de mensagens que você pode incluir na pesquisa de palavra-chave:

  Propriedade	Exemplo	Resultados da pesquisa
  Anexos	attachment:annualreport.ppt	As mensagens com um anexo chamado relatório_anual.ppt. Se usar anexo:relatório_anual ou anexo:relatório*, você obterá os mesmos resultados que obteria se usasse o nome inteiro do anexo.
  Cc	cc:"gurinder singh"cc:gurinderscc: gurinders@fineartschool.edu	Mensagens com Gurinder Singh no campo Cc.
  De	de:"Max Stevens"de:maxsde:maxs@contoso.com	Mensagens enviadas por Max Stevens
  Enviadas	enviado em:10/19/2010	Mensagens enviadas em 19 de outubro de 2010
  Assunto	assunto:"Finanças trimestrais"	Mensagens que contenham a frase exata "Finanças trimestrais" na linha de assunto
  Para	para:"Judy Lew"para:judylpara:judyl@contoso.com	Mensagens enviadas para Judy Lew

Práticas recomendadas para a recuperação de mensagens de email excluídas

• Use a mesma consulta de pesquisa de palavra-chave utilizada no recurso Pesquisa em Várias Caixas de Correio Se você habilitou o registro em log completo durante a pesquisa, use o valor da coluna Assunto no arquivo CSV, que está anexo ao log de pesquisa, como valor do parâmetro SearchQuery. Isso permite que você restaure a mensagem exata na caixa de correio de um usuário. Ou você pode usar a linha de assunto exata da mensagem na Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta.
• Exclua os itens desnecessários na Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta Antes de usar o cmdlet Search-Mailbox para recuperar uma mensagem de email, você pode excluir itens que atendam aos seus critérios de pesquisa da Caixa de Correio de Pesquisa de Descoberta, mas que não precisam ser recuperados.
• Suprima o envio de um email de resultados de pesquisa ao usuário Por padrão, uma mensagem de email que contém informações sobre a pesquisa é enviada à caixa de correio especificada pelo parâmetro TargetMailbox. Isso será útil porque indicará ao usuário quando uma mensagem de email recuperada foi retornada à Caixa de Entrada. Para impedir o envio de uma mensagem, inclua o parâmetro Loglevelsuppress no comando.

Fonte: https://msdn.microsoft.com/pt-br/library/hh125820